Para emprendedores, marcas personales y profesionales independientes
Emprendedor no es sinónimo de empresario, un
emprendedor puede tener una iniciativa o estar trabajando en uno o varios
proyectos, identificando oportunidades y buscando la forma de planear y
ejecutar de la mejor manera su idea (de cualquier tipo). Un emprendedor no
necesariamente tiene una empresa constituida. Uno de los temas que puede
resultar muy confuso para los emprendedores que aún no la tienen o que la
tienen, pero adicional a esto son una marca personal y que son contratados no como
empresa, sino como persona para dar clases, asesorías, conferencias y demás, el
tema resulta complejo o no se le da la importancia que merece y se puede caer
en varios errores como me pasó en los últimos meses.
Es por esto que como reto me propuse aprender más
de este tema en cuanto a los procesos pequeños y desconocidos de lo relacionado
con aportes a seguridad social para profesionales independientes. En mi post de
hoy quiero compartirte 5 cosas que aprendí sobre los aportes a seguridad
social que te servirán a ti o a alguien cercano.
Mi invitado especial es Luis Carlos Salcedo,
Ejecutivo de Afiliación de EPS de una importante compañía del país, quien me
explicó que debo tener en cuenta para mi modalidad de trabajo ya que tengo
múltiples contratos.
1. Modalidad de Contratación
En cuanto a la afiliación a la EPS, la modalidad de
contrato puede darse como independiente, dependiente o independiente con
contrato.
Como contrato dependiente entra toda contratación
directa con una empresa y también puede ser el caso de la afiliación con
algunas empresas tramitadoras de los aportes (intermediarios), las cuales
vinculan al profesional como “dependiente” de ellas para poder hacer el
trámite.
Independiente con contrato, se hace la vinculación
con contrato en mano y se cotiza exclusivamente por la prestación de servicios
de ese contrato.
Cuando una persona tiene la posibilidad de
múltiples contratos por prestación de servicios, se recomienda vincularse como “independiente”
y cotizar por la sumatoria de los contratos del mes o el del tope más alto y no
por cada contrato independiente como es el caso de vinculación por contrato
independiente.
Revisa en la página de tu EPS el historial de
vinculaciones y asegúrate de no tener más de 3 vinculaciones o contratos, ya que esto hará que aumente tu rango y el
valor que debes cotizar.
2. Cobertura de los aportes según contratación
Fecha de ingreso y de retiro
Cuando te vinculas como “independiente” puedes
pagar mes a mes si tus contratos son frecuentes, pero cuando te vinculas como
independiente y tus contratos son intermitentes cada vez que vayas a vincularte
tienes que hacer el trámite de ingreso y de retiro a tu vinculación y
asegurarte de legalizarla (Punto 4)
Este último es mi caso, para el cual estoy
vinculada como “dependiente” con mi empresa, pero para conferencias y
capacitaciones, unas en un mes y en otros no, debo hacer la vinculación como
“independiente” y el retiro durante la temporada que las tenga.
También algo que se debe tener en cuenta es que en
el caso de conferencias y capacitaciones por horas, el total pueden ser 3 horas
en todo un mes, entonces en este caso debes asegurarte de que se te liquide por
el tiempo contratado y no por todo un mes.
3. Liquidación de la planilla
Entre las diferentes formas de liquidar tu planilla
está: buscar un intermediario que lo haga por ti o hacerlo tú mismo. Puedes ir directamente a una empresa que
liquide como lo es SIMPLE o puedes hacerlo directamente en Internet con aportes en línea.
Si liquidas como independiente debes tener en
cuenta que el hecho de liquidar no significa que quede legalizado tu pago en la
EPS. Por ejemplo si eres dependiente de una empresa y adicional a esto liquidas
tu planilla como independiente, quiere decir que el pago se efectúe a tu EPS o
ARL. Debes ir a las oficinas y decir que te vas a vincular como independiente
con tu fecha de retiro.
Desde hace 10 años he utilizado la modalidad de
intermediarios pero siempre he tenido inconvenientes especialmente cuando
solicitaba mis certificados, planillas y demás. Por eso decidí hacerlo
particular y estar segura de estar aportando donde debo hacerlo.
4. Legalización de tu vinculación
Esta parte es fundamental y es donde creo hay más
desinformación, algunas personas liquidan como independientes y creen que
tienen legalizado el pago en la EPS. En el caso por ejemplo de docentes que
tienen un contrato como “dependiente” pero que dictan capacitaciones por fuera
de su lugar de trabajo, deben liquidar planilla como “independientes”, pero
esto no quiere decir que quede legalizado el pago de la planilla a la EPS. Este
pago queda en “el limbo” mientras se legaliza.
El documento generado sirve para soportar las
cuentas de cobro y que se pague por su trabajo, también tendrán activa su EPS
porque la empresa (donde tienen el contrato como dependiente) la está pagando.
Pero el dinero que se aportó a la EPS por ese pago independiente, no entra a
ningún lugar.
De igual manera sucede con la ARL, para poder
liquidarlo en tu planilla como “independiente” será requisito ir a las oficinas
afiliarte y retirarte.
5. Organiza tu plan de trabajo
Aunque este es un tema que los emprendedores, las
marcas personales y los profesionales independientes dejamos para lo último es
importante saberlo para hacer las cosas bien y garantizar que los pagos se
estén haciendo como debe ser. Para la mayoría de las personas el tema no es tan
complejo porque tienen contrato “dependiente”
o contrato “independiente” pero algunos tenemos las tres modalidades de
contratos.
Mi recomendación es que, teniendo en cuenta tu
actividad económica hagas un plan de qué es lo mejor y estratégico para hacer
la liquidación de tus pagos.
En el caso de ARL, existe la posibilidad que la empresa
a la que realices la prestación del servicio, sea la que te pague la ARL, ella
misma te afilia y te retira, pero esto deberá quedar en tu contrato. De lo
contrario como independiente te tocará afiliarte y retirarte cada que vayas a
prestar el servicio durante determinado tiempo.
Si tu caso es que definitivamente no tienes un
contrato laboral (tu propia empresa), donde te vincule como “dependiente” lo
mejor es que te programes para afiliarte como independiente y hacer tus pagos
mes a mes.
Por último como me recomendaron mis contactos, si
tu caso es que eres independiente y tienes un tipo de servicio que puedes
prestar a través de tu empresa, constituir una S.A.S es una buena alternativa
para ti.
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